El Programa ACTuando Juntas Jotay Guatemala es el programa conjunto de iglesias y organizaciones no-gubernamentales protestantes, a saber, Act Iglesia de Suecia, Ayuda de la Iglesia de Noruega, Pan para el Mundo de Alemania, Christian Aid del Reino Unido y la Federación Luterana Mundial.
La meta principal del programa es el fortalecimiento de la sociedad civil en Guatemala. Su radio de acción incluye movimientos sociales, organizaciones no-gubernamentales, organizaciones basadas en la fe e iglesias locales, y aboga por el cumplimiento de los Derechos Humanos, la Justicia de Género, la Gestión Sostenible de los Bienes Naturales, la gestión para la Reducción del Riesgo de Desastres y otros temas de importancia social en el país.
DESCRIPCION DE PUESTO DE TRABAJO
Brinda apoyo y acompañamiento estratégico a la Unidad de Administración y Finanzas de la Oficina Regional de la Federacion Luterana Mundial (FLM) con el fin de dar seguimiento y soporte a las políticas Administrativas, Financieras y cumplimiento de aspectos Legales del Programa ACTuando Juntas JOTAY en Guatemala garantizando el cumplimiento de las políticas y procedimientos acordados de la FLM y el estatus de organización Internacional en Guatemala.
Brinda retroalimentación estratégica y asesoría oportuna y profesional en todos los asuntos de orden financiero y administrativo del Programa JOTAY, para retroalimentar tanto al/ a la Coordinador/a de JOTAY como al Representante Regional de aspectos que requieren tomar medidas correctivas o su respectiva atención, en coordinación con el/la Administrador/a de Programa.
Resuelve dudas, asesora, acompaña y provee herramientas y da soporte relacionado con políticas de manuales FLM, acuerdos con agencias, temas de auditorías, procesos de adquisiciones, contrataciones de consultorías de montos elevados en materia financiera y administrativa en coordinación con el/la Administrador/a de Programa.
Particpa en el monitoreo financiero a organizaciones socias y da seguimiento a los hallazgos en los partner assessment.
Asegura el cumplimiento de la normativa legal en Guatemala, en lo relativo a asuntos Tributarios, Laboral, Lavado de dinero y activos, Contable y Financiero, apoyando e involucrándose en el proceso de la implementación de acciones para el efecto.
Asegura el flujo de información financiera y administrativa entre el Programa JOTAY y el Programa Centroamérica de la FLM, con el fin de consolidar información para ser proporcionada a la oficina SEDE en Ginebra.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
Gestión de los Servicios Financieros
- Apoya en la elaboración de los presupuestos de los proyectos y Plan Anual del Programa JOTAY.
- Revisa el informe de avance de la ejecución presupuestaria de los proyectos y costos operativos.
- Se involucra y dirige la configuración de modelos de gestión financiera del programa contable SAGE, con el fin de realizar análisis, generar reportes e información financiera adecuada para los usuarios.
- Apoya en la elaboración de informes financieros y administrativos del Programa, en los períodos establecidos.
- Asegura los estándares de calidad en los reportes financieros y el cumplimiento de los requerimientos institucionales y/o donantes.
- Asesora y asegura el cumplimiento de requerimientos técnicos en reportes financieros.
- Establece alertas de cumplimiento, e informa a la Oficina Regional de la FLM, para tomar medidas correctivas.
- Mensualmente traslada un reporte de verificación y seguimiento de los cumplimientos establecidos.
Gestión Administrativa y Contable
- Brinda asesoría al equipo en temas administrativos, legales, financieros y contables.
- Apoya y monitorea el cumplimiento de las normas locales en los ámbitos contable-administrativo, así como los mandatos y disposiciones de la FLM/SM CA y del Programa ACTuando Juntas Jotay.
- Apoya en el adecuado manejo de Caja Chica, y Arqueos.
- Elabora calendario de entrega de informes según acuerdos firmados por proyecto y donantes.
- Revisa reportes financieros, garantizando la integralidad de la información en los sistemas y en los diferentes reportes contables, financieros y legales y aporta comentarios y cambios para mejora.
- Asegura que los Reportes financieros sean presentados según procedimientos establecidos y lineamientos de la FLM y según acuerdos con donantes.
- Asegura el cumplimiento de la normativa de archivo físico y digital según procedimientos.
- Acompaña el proceso de auditoría y hace seguimiento y aplicación a las recomendaciones de las cartas de control interno a la Gerencia.
- Acompaña y verifica que el levantamiento del Inventario de activos fijos se encuentre actualizado.
- Acompaña los procesos de compras y contrataciones, orientando sobre el cumplimiento de políticas y procedimientos de la FLM.
- Apoya a la Oficina Regional y JOTAY en la elaboración e implementación de un plan de capacitación para el personal de Finanzas/ Administración.
- Apoya en la elaboración de un plan de monitoreo a organizaciones socias de JOTAY y da seguimiento al mismo.
- Acompaña en los monitoreos a las organizaciones socias.
- Coordina con el equipo de JOTAY visitas de miembros del equipo de la oficina regional de la FLM.
- Vela por el cumplimiento de la política contra el fraude y corrupción, para la reducción de riesgos administrativos, incluyendo riesgos de incumplimientos institucionales como: Salvaguardia (Protección a la niñez y adultos vulnerables como: personas con discapacidad, y otros.
- Genera reportes como insumos informativos y de análisis para la Representación Regional y Coordinación Regional de Administración y Finanzas de la Oficina Regional del Programa Centroamérica.
- Participa en reuniones con el personal en el desarrollo de propuestas de financiamiento y de planificación.
- Se involucra y aporta insumos para la elaboración de presupuestos de propuestas de financiación y de planificación.
Asistencia en Recursos Humanos
- Asegura el cumplimiento de las políticas de recursos humanos en los contratos del personal del Programa ACTuando Juntas Jotay.
- Verifica los expedientes de cada colaborador/a, garantizando la actualización de la información ante algún proceso de auditoria y cumplimiento con la legislación laboral guatemalteca vigente.
- Monitorea el control del registro de vacaciones asegurando que no se acumulen muchos días de vacaciones, tiempo compensatorio y permisos del personal.
- Monitorea el pago de salarios, prestaciones laborales, seguridad social y otros, establecidos legalmente para el personal.
- Apoya en los procesos de inducción al personal del programa en toda el área administrativa y de procedimientos.
Cumplimientos Legales
- Verifica el cumplimiento de la inscripción de FLM ante la Superintendencia de Bancos para el cumplimiento del proceso de prevención y combate del lavado de dinero u otros activos (Artículo 18 de la ley contra el lavado de dinero y 5 de su reglamento).
- Verifica el cumplimiento del registro y las obligaciones tributarias ante SAT.
- Verifica el registro y cumplimiento de las obligaciones laborales y patronales ante el Ministerio de Trabajo y el seguro social de (IGSS).
- Asegura la actualización de la documentación para el cumplimiento y registro ante instituciones públicas de acuerdo con la legislación que regula las ONGs en Guatemala.
Soporte Administrativo de Proyectos
- Visita la oficina de Guatemala regularmente para asegurar la revisión de documentación, apoyando para que se cumpla, evaluando alternativas propuestas por donantes de Jotay o de oficina en Guatemala. Sugiere cambios, adapta formatos y provee soluciones estratégicas que faciliten la función operativa del área administrativa y financiera.
- Monitorea el registro de los informes de las organizaciones socias según el calendario establecido según el convenio firmado.
- Supervisa y apoya el seguimiento a los hallazgos en los partner assessment con las organizaciones socias, en coordinación con la/el Coordinador/a de JOTAY y las/los oficiales de programa, incluyendo todos los asuntos relacionados con las medidas planificadas para resolver los hallazgos, realizando el análisis de las organizaciones socias validando documentación recibida.
- Apoya en el fortalecimiento de capacidades de Organizaciones socias en áreas Administrativas/Contables, según resultado del Partner Assessment y del proceso de acompañamiento y monitoreo del equipo responsable (Finanzas y Oficial de Programa).
Otros
- Implementa las diferentes listas de verificación elaboradas para el adecuado cumplimiento del Área (Según Manual Financiero).
- Apoya en la coordinación las visitas de la Oficina regional en temas programáticos y otros temas necesarios con la Oficina del Programa Jotay.
- Todas las demás funciones que sean consideradas necesarias para el cumplimiento de los objetivos del cargo y del Programa Regional de la FLM y en el Programa ACTuando Juntas Jotay.
PERFIL REQUERIDO
Escolaridad
- Título Universitario en Ciencias Contables, Financieras o Administrativas.
Experiencia laboral
- Mínimo tres años en cargos similares
- Experiencia en el manejo e implementación administrativa/contable de proyectos de cooperación internacional.
Habilidades, experticias y otros conocimientos
- Buen manejo de sistemas de informática. Excelente manejo de Excel, Word y bases de datos.
- Deseable manejo de paquetes contables de preferencia SAGE.
- Sólidos conocimientos contables, legales y tributarios.
- Excelente redacción y habilidades para la construcción de informes y documentos técnicos.
- Buenas habilidades comunicativas
- Fortalezas en trabajo en equipo y conocimiento en procesos de Recursos Humanos.
Idiomas
- Español fluido (Lengua materna).
- Nivel Intermedio de idioma inglés, comprensión de lectura como mínimo.
Otros elementos deseables
Experiencia en el manejo de vehículos con licencia de conducción vigente.
Conocimientos básicos en el área financiera sobre Asistencia Humanitaria y Atención a Desastres
Competencias Humanas y Técnicas
- Alto grado de responsabilidad
- Proactividad
- Empatía
- Integridad, ética, confianza
- Capacidad y gusto por el trabajo en equipo.
- Buenas relaciones interpersonales
- Organización
- Normatividad
- Atención al detalle y precisión
- Sensibilidad Social
- Apertura a la escucha y a encontrar formas diferentes de hacer el trabajo
- Identidad con los principios, valores y enfoques de trabajo de la FLM/SM CA
- Persistencia
How to apply:
Aplicaciones a dirigirse a: rh.centroamerica@lutheranworld.org
Fecha limite: 1 de agosto de 2021
Incluyendo:
- Carta de motivacion
- Curriculum vitae
- Indicando 3 personas que pueden dar referencia
Importante: Indicar el nombre del puesto en asunto/subject.