OFICIAL FINANCIERO y ADMINISTRATIVO, PARA SOPORTE AL PROGRAMA CONJUNTO JOTAY
Oficina Regional - El Salvador
Apoya al departamento de Administración y Finanzas de la Oficina Regional de la FLM con el fin de dar soporte Administrativo, Financiero y Legal al Programa ACTuando Juntas JOTAY y supervisar el cumplimientos de las políticas y procedimientos acordados de la FLM y el status de organización Internacional en Guatemala.
Es responsable de asegurar que la Coordinación de Jotay disponga de asesoría oportuna y profesional en todos los asuntos de orden financiero y administrativo del Programa JOTAY, y retroalimentar tanto al Coordinador de JOTAY como al Representante Regional de aspectos que requieren tomar medidas correctivas o su respectiva atención.
A su vez, tendrá asesoramiento en materia financiera y administrativa de la Coordinación Regional de Administración y Finanzas.
Garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos financieros y administrativos de la FLM, para asegurar la eficiencia administrativa del Programa, la protección de sus recursos económicos, materiales y humanos y asesora al staff financiero administrativo del programa, para el logro de sus fines organizacionales, ajustándose a las necesidades del Programa ACTuando Juntas Jotay a través de una adecuada gestión financiera y administrativa.
Vela por el cumplimiento y aplicación transparente de políticas, normas y procedimientos de la FLM, para el mejoramiento de la gestión administrativa de todo el programa, de manera que se cumplan los compromisos y obligaciones.
Coordina con el Coordinador de JOTAY todos los asuntos relacionados con la evaluación y monitoreo de los socios.
Participa en la adquisición y la contratación relacionada con las actividades del Programa
Asegura el cumplimiento de la normativa legal en Guatemala, en lo relativo a: Tributarios, Laboral, Contable y Financiero.
Se involucra en la configuración de modelos de gestión financiera del programa contable SAGE, con el fin de generar reportes e información financiera adecuada para los usuarios.
Asegura el flujo de información financiera y administrativa entre el Programa JOTAY y el Programa Centroamérica de la FLM, con el fin de consolidar información para ser proporcionada a la oficina SEDE en Ginebra.
Principales Responsabilidades
Gestión de los Servicios Financieros
- Apoya en la elaboración de los presupuestos de los proyectos y Plan Anual del Programa JOTAY.
- Revisa el informe de avance de la ejecución presupuestaria de los proyectos y costos operativos
- Apoya en la elaboración de informes financieros y administrativos del Programa, en los períodos establecidos.
- Establece alertas de cumplimiento, e informa a la Oficina Regional de la FLM, para tomar medidas correctivas.
- Mensualmente pasará un reporte de chequeo y seguimiento de los cumplimientos establecidos.
- Asegura los standares de calidad en los reportes financieros y el cumplimiento de los requerimientos institucionales y/o donantes.
Gestión Administrativa y Contable
- Apoya y monitorea el cumplimiento de las normas locales en los ámbitos contable-administrativo, así como los mandatos y disposiciones de la FLM/SM CA y del Programa ACTuando Juntas Jotay.
- Asegura que los Reportes financieros sean presentados según procedimientos establecidos y lineamientos de la FLM y según acuerdos con donantes.
- Revisa reportes financieros, garantizando la integralidad de la información en los sistemas y en los diferentes reportes contables, financieros y legales.
- Asegura el cumplimiento de la normativa de archivo físico y digital según procedimientos.
- Apoya en el adecuado manejo de Caja Chica, y Arqueos.
- Acompaña el proceso de auditoría y hace seguimiento y aplicación a las recomendaciones de las cartas de control interno a la Gerencia.
- Brinda asesoría al equipo en temas administrativos, legales, financieros y contables.
- Elabora calendario de entrega de informes según acuerdos firmados por proyecto y donantes.
- Apoya en el levantamiento del Inventario de activos fijos y verifica que este actualizado.
- Apoya y revisa procesos de compras y contrataciones
- Apoya a la Oficina Regional y JOTAY en la elaboración e implementación de un plan de capacitación para el personal de Finanzas/ Administración
- Apoya en la elaboración de un plan de monitoreo a socias de JOTAY y da seguimiento al mismo.
- Acompañar en los monitoreos a los socios
- Coordina con el equipo de JOTAY visitas de miembros del equipo de la oficina regional de la FLM.
- Velar por el cumplimiento de la política contra el fraude y corrupción, para la reducción de riesgos administrativos, incluyendo riesgos de incumplimientos institucionales como: Salvaguardia (Protección a la niñez y adultos vulnerables como: personas con discapacidad, y otros.
- Genera reportes como insumos informativos y de análisis para la Representación Regional y Coordinación Regional de Administración y Finanzas de la Oficina Regional del Programa Centroamérica.
- Participar en reuniones con el personal en el desarrollo de propuestas de financiamiento y de planificación.
Asistencia en Recursos Humanos
- Asegura el cumplimiento de las políticas de RRHH en los contratos del personal del Programa ACTuando Juntas Jotay.
- Verificar los expediente por cada empleado, garantizando la actualización de la información.
- Monitorear el control del registro de vacaciones, compensatorios y permisos del personal.
- Verificar el pago de salarios, prestaciones laborales, seguridad y otros establecidos legalmente para el personal.
- Apoya en los procesos de inducción al personal del programa en toda el área administrativa y de procedimientos.
Cumplimientos Legales
- Verificar el cumplimiento de la inscripción de FLM ante la Superintendencia de Bancos para el cumplimiento del proceso de prevención y combate del lavado de dinero u otros activos (Artículo 18 de la ley contra el lavado de dinero y 5 de su reglamento).
- Verificar el cumplimiento del registro y las obligaciones tributarias ante SAT.
- Verificar el registro y cumplimiento de las obligaciones laborales y patronales ante el Ministerio de Trabajo y el seguro social de (IGSS).
- Mantener actualizado los cumplimientos y registro ante el Registro de Personas Jurídicas del Ministerio de Gobernación de Guatemala.
- Apoyar en el trámite de acreditación ante la Intendencia de Verificación Especial (IVE), relacionado con la Ley Contra el Lavado de Dinero y Otros Activos
Soporte Administrativo de Proyectos
- Apoya en la Elaboración de un calendario de entrega de informes de las socias según acuerdos firmados y da seguimiento a los mismos, de todo el programa JOTAY.
Apoya en el fortalecimiento de capacidades de Organizaciones socias en áreas Administrativas/Contables, según resultado del “Partner Assessment” y del proceso de acompañamiento y monitoreo del equipo responsable (Finanzas y Oficial de Programa).
Otros
Implementa las diferentes listas de chequeo elaboradas para el adecuado cumplimiento del Área (Según Manual Financiero)
Todas las demás funciones que sean consideradas necesarias para el cumplimiento de los objetivos del cargo y del Programa Regional de la FLM y en el Programa ACTuando Juntas Jotay
Perfil Requerido
Escolaridad
- Título Universitario en Ciencias Contables, Financieras o Administrativas.
Experiencia laboral
- Mínimo tres años en cargos similares
- Experiencia en el manejo e implementación administrativa/contable de proyectos de cooperación internacional.
Habilidades, experticias y otros conocimientos
- Buen manejo de sistemas de informática. Excelente manejo de Excel, Word y bases de datos.
- Deseable manejo de paquetes contables de preferencia SAGE. Sólidos conocimientos contables, legales y tributarios.
- Excelente redacción y habilidades para la construcción de informes y documentos técnicos.
- Buenas habilidades comunicativas
- Fortalezas en trabajo en equipo y conocimiento en procesos de RRHH
Idiomas
- Español fluido (Lengua materna).
- Nivel Avanzado en Inglés.
Otros elementos deseables
- Experiencia en el manejo de vehículos con licencia de conducción vigente
- Conocimientos básicos en el área financiera sobre Asistencia Humanitaria y Atención a Desastres
Competencias Humanas
- Alto grado de responsabilidad
- Pro-actividad
- Empatía
- Integridad, ética, confianza
- Capacidad y gusto por el trabajo en equipo. Buenas relaciones interpersonales
- Organización
- Normatividad
- Atención al detalle y precisión
- Sensibilidad Social
- Abierto-a a la escucha y a encontrar formas diferentes de hacer el trabajo
- Identidad con los principios, valores y enfoques de trabajo de la FLM/SM CA
- Persistencia
- Capacidad para el trabajo bajo presión El puesto requiere frecuentes viajes a Guatemala
How to apply:
**Se reciben aplicaciones hasta el 29 de Enero de 2021, a ser enviadas al siguiente enlace:
incluyendo los siguientes documentos:
- Carta de motivación
- Currículum Vitae
- Títulos Profesionales
- 2 referencias profesionales y 1 personal
- Certificado de antecedentes penales